Nebenkostenabrechnung erstellen als Vermieter, Pflichtangaben, Fristen und Vorlage

Die meisten Streitigkeiten um Nebenkosten entstehen nicht, weil Vermieter zu viel verlangen, sondern weil die Abrechnung formell nicht in Ordnung ist: eine Frist verpasst, ein Verteilerschlüssel nicht genannt, ein Posten umgelegt, der nicht umlagefähig ist. Wer die Form beherrscht, spart sich Nachfragen, Kürzungen und im schlimmsten Fall die komplette Nachzahlung. Dieser Text zeigt, worauf es ankommt – und die Vorlage für die Nebenkostenabrechnung setzt die Form gleich um.

Die vier Pflichtangaben

Eine Betriebskostenabrechnung muss so aufgebaut sein, dass ein Mieter ohne Fachwissen nachrechnen kann. Der Bundesgerichtshof verlangt dafür vier Angaben:

1. Gesamtkosten je Posten für das ganze Haus oder die Wirtschaftseinheit, etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr.
2. Der Verteilerschlüssel, also nach welchem Maßstab die Kosten aufgeteilt werden: Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheiten oder Verbrauch.
3. Der Anteil des Mieters als Rechenschritt: Gesamtkosten mal Anteil gleich Betrag.
4. Die geleisteten Vorauszahlungen und daraus die Nachzahlung oder das Guthaben.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam – und damit so zu behandeln, als wäre sie nie zugegangen. Das ist der Grund, warum die Form vor der Höhe kommt.

Die Frist, die wirklich zählt

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember ist das der 31. Dezember des Folgejahres. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absenden: Wer am 30. Dezember zur Post geht, hat verloren, wenn der Brief am 2. Januar ankommt. Nach Ablauf der Frist kann keine Nachzahlung mehr verlangt werden; ein Guthaben muss trotzdem ausgezahlt werden.

Der Abrechnungszeitraum selbst darf höchstens zwölf Monate umfassen und muss nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Wer ihn ändert, zum Beispiel nach einem Eigentümerwechsel, muss darauf achten, dass kein Zeitraum doppelt oder gar nicht abgerechnet wird.

Was umgelegt werden darf – und was nicht

Umlagefähig sind die Betriebskosten aus § 2 der Betriebskostenverordnung, und zwar nur, wenn der Mietvertrag ihre Umlage vereinbart. Ein Verweis auf „die Betriebskosten nach § 2 BetrKV“ genügt. Dazu gehören Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherungen, Hauswart, Antenne oder Kabel und Wascheinrichtungen. „Sonstige Betriebskosten“ dürfen nur umgelegt werden, wenn sie im Vertrag konkret benannt sind.

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Bankgebühren, Rechtsberatung und die Kosten leerstehender Wohnungen. Beim Hauswart gilt das im Kleinen: Sein Lohn ist umlagefähig, soweit er Betriebsaufgaben erledigt; der Anteil für Reparaturen und Verwaltung muss herausgerechnet werden.

Heizkosten: die eigene Regel

Heiz- und Warmwasserkosten folgen der Heizkostenverordnung: mindestens 50 und höchstens 70 Prozent müssen nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Wohnfläche. Wer keine Verbrauchserfassung hat, muss ein Kürzungsrecht von 15 Prozent hinnehmen. Die Ablesewerte gehören in die Abrechnung, damit der Mieter sie mit seinem Zähler vergleichen kann. Ein Nebenkosten-Rechner nimmt die Verteilung ab, sobald Gesamtkosten und Schlüssel feststehen.

Belege und Einwendungen

Der Mieter hat das Recht, die Originalbelege einzusehen – Rechnungen, Verträge, Ablesungen. Wer die Belege von Anfang an geordnet ablegt, erledigt eine Einsicht in zehn Minuten statt in einem Wochenende. Einwendungen muss der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben; danach sind sie ausgeschlossen, außer der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Alle Rechnungen des Abrechnungszeitraums je Kostenart zusammenstellen und die Gesamtsumme bilden.
2. Für jede Kostenart den vertraglich vereinbarten Verteilerschlüssel eintragen.
3. Den Anteil jeder Wohnung berechnen, bei Ein- oder Auszug taggenau anteilig.
4. Die Vorauszahlungen aus den Kontoauszügen gegenrechnen.
5. Die Abrechnung mit Zugangsnachweis versenden und die Belege griffbereit halten.

Wer mehrere Wohnungen verwaltet, führt Mieter, Vorauszahlungen und Zählerstände am besten das ganze Jahr über in einer Übersicht wie dem Vermieter-Tool; die Abrechnung ist dann am Jahresende kein Projekt mehr, sondern ein Ausdruck.

Dieser Text ist ein Überblick aus der Praxis und ersetzt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung.